Продуктивен петък: Todoist

Днес давам началото на една нова серия материали в блога, свързани с технологиите, които ми помагат да бъда по-продуктивна. Към момента това се очертава като една поредица от 6-7 поста с моя опит в използването на приложенията и триковете, които съм открила за оптимизация на работата с тях. Разбира се, ще се радвам да ме допълните в коментарите, ако имате свои собствени трикове за продуктивност. Чудех се дълго дали да направя „продуктивен петък“ или „продуктивен понеделник“, но сметнах, че в края на седмицата е по-лесно да прочетеш нещо, което да разцъкаш на спокойствие през уикенда и да подготвиш за използване от началото на седмицата.

Моята сага с task management-a

Няколко пъти се опитвам да се приуча да използвам приложение за списъци със задачи, но не особено успешно. Започнах от най-простия вариант – Reminders на iPhone, които се синхронизират удобно с Outlook, но за сметка на това изискват повече настройка при въвеждане. После опитах Wunderlist – удобен е заради наличието на мобилно и уеб-базирано приложение, но не се синхронизира с пощата ми и интерфейсът е по-сложен, отколкото има смисъл за мен. За последно пробвах Swipes – много просто и удобно мобилно приложение, но със съвсем прясна и недоизпипана уеб версия по времето, когато го тествах. Доколкото виждам, те все още нямат интеграция с email или екстеншъни за браузъри, въпреки че явно опция за Google Chrome се очаква скоро.

Всеки път, когато опитвах някой от тези методи, сценарият беше сходен: кратък тест, особено ентусиазирано вкарване на таскове в продължение на седмица-две и пълна забрава след това. На четвъртия път, когато исках да вляза в новия век на таск мениджмънта, реших да систематизирам изискванията към идеалната програма:

• Безплатен или freemium модел, за да мога лесно да тествам
• Интеграция с MS Outlook
• Възможност за работа в различни платформи: по възможност, екстеншън за браузър, мобилно приложение и email плъгин

Как използвам Todoist

Основното разделение на задачите, което използвам, е по проекти. Създала съм отделни списъци за работните насоки, както и един общ личен проект за всички неща свързани със семейство, приятели и мен самата. Така лесно виждам върху какво трябва да се фокусирам основно през деня и мога да групирам задачите си така, че да работя само о един проект за определен блок от време.

Задължителното нещо, което всеки от моите таскове си има, е дата за изпълнение. Причината е, че без наличие на дата често забравяш за нещата, които трябва да се случат. В Todoist имаш лесен вариант да зададеш задача без краен срок, но това е коварно. Причината е, че тези таскове не се виждат в най-използвания от мен view-вариант, който показва задачите с минал срок и тези за следващите 7 дни. Докато пишех този пост, погледнах задачите без краен срок и намерих 6 забравени таска, което само идва да докаже тезата ми 🙂 Отделно, когато си дадеш краен срок, изпълнението се следи по-лесно. Не се притеснявам да отлагам задачи, ако не съм се справила с тях навреме – работата е динамична и нови неща изскачат постоянно – но пък когато ти висят неща с 4 дни закъснение, е доста по-вероятно да ги изпълниш.

Като цяло, не разделям задачите в Todoist по приоритет, но го правя в дневния си офлайн календар (за който ще ви разкажа друг път) – ако не ползвате такъв, препоръчвам ви да си задавате по 1 до максумум 3 приоритетни таска за деня, които да свършите в най-продуктивната част от него. За мен това е сутринта, в онзи магически период между 8 и 10 часа, когато още никой не виси на скайпа с питанки и проблеми за решаване.

Premium версията на Todoist позволява да си слагате напомняния със смартфон нотификации – използвам тази функция за таскове, които изискват директно действие, например обаждане по телефон, проследяване на задача от колега или нещо сходно.

Особено готино е, че Todoist разбира човешки език – при създаване на таск мога да задам срока не като фиксирана дата от календара, а с нормален израз като „next tuesday“ или „every mon, thu, fri at 4pm“. Спестява време и не е нужно да броиш дни.

И като казах „every“ – Todoist поддържа повтарящи се задачи, което е особено полезно за напомняния като плащането на наем и други месечни (тримесечни, двуседмични или каквото решите) задачи.

Разбира се, не приемайте моята дума директно – тествайте Todoist сами и ще се убедите, че съм права.