• Skip to primary navigation
  • Skip to content

Васи ли?!

Блог за маркетинг, PR, технологии и всичко останало

Main navigation

  • Work
    • всички
    • социални медии
    • реклама
    • PR
  • Play
    • всички
    • фотография
    • театър
    • пътуване
  • За мен
    • За мен
    • Подари ми книга!
Продуктивен петък: Todoist

Продуктивен петък: Todoist

Категория: Work

Днес давам началото на една нова серия материали в блога, свързани с технологиите, които ми помагат да бъда по-продуктивна. Към момента това се очертава като една поредица от 6-7 поста с моя опит в използването на приложенията и триковете, които съм открила за оптимизация на работата с тях. Разбира се, ще се радвам да ме допълните в коментарите, ако имате свои собствени трикове за продуктивност. Чудех се дълго дали да направя „продуктивен петък“ или „продуктивен понеделник“, но сметнах, че в края на седмицата е по-лесно да прочетеш нещо, което да разцъкаш на спокойствие през уикенда и да подготвиш за използване от началото на седмицата.

Моята сага с task management-a

Няколко пъти се опитвам да се приуча да използвам приложение за списъци със задачи, но не особено успешно. Започнах от най-простия вариант – Reminders на iPhone, които се синхронизират удобно с Outlook, но за сметка на това изискват повече настройка при въвеждане. После опитах Wunderlist – удобен е заради наличието на мобилно и уеб-базирано приложение, но не се синхронизира с пощата ми и интерфейсът е по-сложен, отколкото има смисъл за мен. За последно пробвах Swipes – много просто и удобно мобилно приложение, но със съвсем прясна и недоизпипана уеб версия по времето, когато го тествах. Доколкото виждам, те все още нямат интеграция с email или екстеншъни за браузъри, въпреки че явно опция за Google Chrome се очаква скоро.

Всеки път, когато опитвах някой от тези методи, сценарият беше сходен: кратък тест, особено ентусиазирано вкарване на таскове в продължение на седмица-две и пълна забрава след това. На четвъртия път, когато исках да вляза в новия век на таск мениджмънта, реших да систематизирам изискванията към идеалната програма:

  • Безплатен или freemium модел, за да мога лесно да тествам
  • Интеграция с MS Outlook
  • Възможност за работа в различни платформи: по възможност, екстеншън за браузър, мобилно приложение и email плъгин

На сцената: Todoist

Оказа се, че с повече ровене може да откриеш правилното решение и за мен то е Todoist. Приложението има безплатна версия, а за допълнителна функционалност като бележки към таскове и нотификейшъни трябва да преминете на Premium акаунт, който струва €23 за година. Приложението има версии за мобилни устройства, браузър екстеншъни, както и плъгин за Outlook, което го прави налично навсякъде, където може да ми потрябва. Създаването на задача може да се ограничи само до въвеждане на име, а оттам нататък можете да направите задачата толкова комплексна, колкото ви се иска с избор на проект, към който принадлежи таскът, дата за изпълнение, цветови флаг, приоритет и др. Всички тези задачи се синхронизират автоматично между устройствата ви (единствено плъгина за Outlook изисква ръчно обновяване или се обновява при промяна на някой от тасковете). Особено удобно е, че при използване в Outlook можете да добавите определен мейл като таск и да го намерите по-късно само с един клик.

Как използвам Todoist

Основното разделение на задачите, което използвам, е по проекти. Създала съм отделни списъци за работните насоки, както и един общ личен проект за всички неща свързани със семейство, приятели и мен самата. Така лесно виждам върху какво трябва да се фокусирам основно през деня и мога да групирам задачите си така, че да работя само о един проект за определен блок от време.

Задължителното нещо, което всеки от моите таскове си има, е дата за изпълнение. Причината е, че без наличие на дата често забравяш за нещата, които трябва да се случат. В Todoist имаш лесен вариант да зададеш задача без краен срок, но това е коварно. Причината е, че тези таскове не се виждат в най-използвания от мен view-вариант, който показва задачите с минал срок и тези за следващите 7 дни. Докато пишех този пост, погледнах задачите без краен срок и намерих 6 забравени таска, което само идва да докаже тезата ми 🙂 Отделно, когато си дадеш краен срок, изпълнението се следи по-лесно. Не се притеснявам да отлагам задачи, ако не съм се справила с тях навреме – работата е динамична и нови неща изскачат постоянно – но пък когато ти висят неща с 4 дни закъснение, е доста по-вероятно да ги изпълниш.

Като цяло, не разделям задачите в Todoist по приоритет, но го правя в дневния си офлайн календар (за който ще ви разкажа друг път) – ако не ползвате такъв, препоръчвам ви да си задавате по 1 до максумум 3 приоритетни таска за деня, които да свършите в най-продуктивната част от него. За мен това е сутринта, в онзи магически период между 8 и 10 часа, когато още никой не виси на скайпа с питанки и проблеми за решаване.

Premium версията на Todoist позволява да си слагате напомняния със смартфон нотификации – използвам тази функция за таскове, които изискват директно действие, например обаждане по телефон, проследяване на задача от колега или нещо сходно.

Особено готино е, че Todoist разбира човешки език – при създаване на таск мога да задам срока не като фиксирана дата от календара, а с нормален израз като „next tuesday“ или „every mon, thu, fri at 4pm“. Спестява време и не е нужно да броиш дни.

И като казах „every“ – Todoist поддържа повтарящи се задачи, което е особено полезно за напомняния като плащането на наем и други месечни (тримесечни, двуседмични или каквото решите) задачи.

Разбира се, не приемайте моята дума директно – тествайте Todoist сами и ще се убедите, че съм права.

СВЪРЗАНИ ПОСТОВЕ

Tweet
Pin
Share18
18 Shares

8 май 2015 Тагове: Todoist, приложения, продуктивен петък, технологии

Абонамент

Абонирай се за месечния нюзлетър (на английски) на "Васи ли?!" и Valchanova.me.

Reader Interactions

Коментари

  1. Nikolay Yorgov коментира

    8 май 2015 в 16:10

    Todoist е най-великият тул. Аз съм му най-големият евангелист сигурно.
    През последните 5 години преминах през взевъзможни тулове и откакто открих Todoist (от 2 години и половина – 3) за мен няма по-добро решение.
    Недостатъците на другите приложения бяха, че или са удобни за ежедневни таскове, но не можеш да сортираш по проекти или обратното, а Todoist е велик 🙂
    Аз не съм лоялен на софтуер по принцип, но може би Todoist е приложението, което използвам, откакто го открих и не съм го заменял с друго 🙂
    Радвам се, че и ти си го оценила 🙂

    Отговор

Trackbacks

  1. Продуктивен петък: Toggl | Васи ли?! каза:
    15 май 2015 в 10:47

    […] че след като вече обърнах внимание на това как следя задачите си, е логично и да обясня как ги засичам – с […]

    Отговор
  2. Bullet Journal: организирай се офлайн | Васи ли?! каза:
    22 октомври 2015 в 11:41

    […] без тефтер, въпреки че ползвам чудни инструменти като Todoist и Evernote. Дълго време подхващах и оставях разни техники […]

    Отговор
  3. Целите - защо ви трябват и как да ги постигнете? | Васи ли?! каза:
    5 януари 2016 в 11:57

    […] management инструмент като Trello или обикновен To do list като Todoist. Какъвто и инструмент да изберете, не забравяйте да […]

    Отговор
  4. От годишното до ежедневното планиране | Васи ли?! каза:
    5 януари 2017 в 11:33

    […] Месечните задачи влизат в Todoist – любимият ми task management инструмент. Там лесно мога да кажа кога точно ще се случи нещо или да го прехвърля за друга дата, ако в момента не мога да му обърна внимание. Достатъчно съм говорила защо харесвам Todoist и как го ползвам. […]

    Отговор

Вашият коментар Отказ

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Авторски права © 2021 · No Sidebar Pro на Genesis Framework · WordPress · Log in